Mise à jour : IFOCOP VOUS INFORME
Depuis le 1er janvier 2019, le CPF de transition professionnelle prend le relai du congé individuel de formation, dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle.
Les CIF accordés avant le 1er janvier 2019 se poursuivent jusqu’à leur terme et leur prise en charge reste assurée par les FONGECIF et autres OPACIF.
Concernant les demandes de CIF non abouties au 31 décembre 2018, l’IFOCOP vous accompagne dans vos démarches pour basculer votre dossier CIF en dossier CPF de transition. Et si vous avez monté votre dossier avec l’IFOCOP en 2018, l’Institut va prendre contact avec vous rapidement.
Avec 10 ans d’expérience en tant qu’assistante administrative puis assistante de formation, Nathalie Guilloux a souhaité donner un nouvel élan à sa vie professionnelle grâce au Congé individuel de formation (CIF). Diplômée de la formation Assistant(e) de direction Promo 2017, elle travaille aujourd’hui dans l’entreprise qui l’a accueillie en stage et participe pleinement au développement de la structure.
Bonjour Nathalie, peux-tu nous présenter ton parcours avant d’intégrer l’IFOCOP ?
Après deux années en faculté de Droit, j’ai souhaité me lancer dans la vie active. Sans diplôme dans le secrétariat, je suis rentrée par la petite porte, en commençant par des missions intérimaires à des postes d’hôtesse d’accueil.
Ma soif d’apprentissage et ma ténacité m’ont permis d’évoluer vers des postes d’assistante administrative et commerciale. J’étais assistante de formation dans un organisme d’enseignement spécialiste en transport et logistique depuis cinq ans lorsque j’ai souhaité me former. J’aimais mon métier mais j’en avais fait le tour et je m’ennuyais.
Sans perspective d’évolution, je me sentais dans une voie de garage, sans aucune issue, perdant confiance en mes capacités personnelles et professionnelles. C’est pour cette raison que j’ai décidé de réagir. J’ai effectué un bilan de compétences dans le cadre d’un Congé Individuel de Formation hors temps de travail, afin de déterminer le métier qui me correspondrait le mieux. En est ressorti le métier d’Assistante de direction.
Pourquoi as-tu choisi la formation Assistant(e) de direction de l’IFOCOP ?
Avec les compétences professionnelles multiples que j’ai acquises durant ces années de secrétariat, j’aurais pu postuler à des postes d’assistante de direction, mais je souhaitais valider les compétences acquises et en acquérir de nouvelles par une formation diplômante. Mon choix s’est arrêté sur la formation Assistant(e) de direction de l’IFOCOP pour plusieurs raisons.
Le contenu de la formation correspondait à mes attentes et, surtout, prévoyait une période d’application pratique en entreprise. Étant dans le monde professionnel depuis une vingtaine d’années, je ne voulais pas effectuer une formation purement scolaire. Ce format d’alternance me permettait de mettre en pratique l’ensemble de mes compétences, déjà acquises et nouvellement acquises. C’est un point important quand on doit postuler dans une entreprise après la formation parce qu’on a déjà une expérience professionnelle dans son nouveau métier.
Les dates de formation correspondaient au délai de réponse du Fongecif et le centre IFOCOP Paris XI est à la fois accessible et les locaux très agréables. Enfin, l’accueil et le déroulement de la réunion d’information m’avaient fait forte impression.
Quel est ton avis sur la formation théorique ?
Le programme est dense et demande beaucoup de travail et d’énergie mais les intervenants savent transmettre leur expertise et encourager quand on n’ose pas ou que l’on doute.
Les équipes pédagogique et administrative de l’IFOCOP nous accompagnent et nous remotivent si nécessaire. L’entraide et le soutien omniprésents entre collègues de la formation sont aussi très précieux.
La formation théorique m’a fait prendre conscience des clés qui me manquaient malgré mon expérience professionnelle. J’ai pu me remettre à niveau en bureautique, découvrir les outils collaboratifs, les réseaux sociaux pour la communication d’entreprise et travailler la technique d’écrits professionnels.
Comment as-tu trouvé ton stage pratique en entreprise ?
Ma recherche s’est orientée vers les PME de moins de 20 salariés parce que je souhaitais garder la polyvalence que j’ai toujours eue dans mes différents postes. J’ai contacté les entreprises pour obtenir les coordonnées mails d’un responsable afin d’envoyer mon pitch mail avec en pièces jointes, mon CV et la fiche formation. Bien sûr, durant ces appels, j’ai été confrontée à des accueils très différents et parfois, à la limite de l’impolitesse.
Jusqu’au jour où j’ai appelé la société MEDIA TECHNOLOGIES. Le directeur a répondu au téléphone et l’appel s’est transformé en entretien téléphonique informel. Notre conversation a duré plus de vingt minutes durant lesquelles nous avons échangé sur nos souhaits professionnels respectifs.
Pour l’anecdote, il m’a dit : « J’ai toujours rêvé d’avoir une assistante de direction ». Et j’ai enchaîné par : « Ça tombe bien, j’ai toujours rêvé d’être assistante de direction ».
Après les cinq premières minutes de discussion, l’envie d’effectuer ma période d’application pratique au sein de son entreprise m’est apparue comme une évidence ! Ce premier appel ne s’est pas immédiatement conclu par un rendez-vous parce que le directeur avait besoin d’une période de réflexion puisqu’il n’avait pas du tout prévu de recruter une apprenante.
Sans nouvelles de sa part la semaine suivante, et malgré un rendez-vous dans une entreprise, ma motivation à effectuer ma période pratique au sein de sa société était intacte. Je l’ai donc recontacté afin de le convaincre de me recevoir en entretien. Ma volonté et ma ténacité ont payé, j’ai décroché le rendez-vous durant lequel nous avons approfondi les points que nous avions déjà évoqués lors de l’entretien téléphonique. Je suis partie de l’entretien plus motivée que jamais. Même si l’entreprise qui m’avait reçue précédemment souhaitait m’accueillir, j’ai préféré attendre la réponse définitive du directeur de MEDIA TECHNOLOGIES, afin de ne pas avoir de regrets.
Ma patience a été récompensée, il m’a accueillie dans son entreprise.
Quelles étaient tes missions en entreprise ?
Outre les missions d’assistanat classique comme la gestion d’agenda ou la rédaction et la saisie de courrier, j’ai acquis une compétence supplémentaire au sein de l’entreprise, la facturation des clients et la saisie et le pointage des achats sur la comptabilité de l’entreprise.
Le directeur m’a également proposé de revoir le site internet de l’entreprise pour le rendre plus clair et accessible. Durant mon entretien, j’avais eu l’honnêteté de dire que les informations disponibles en ligne étaient trop techniques, je n’avais pas bien compris les services proposés. J’ai mis en application les cours de recherche concurrentielle, en étudiant les services proposés par la concurrence afin de coller au plus près de la réalité du marché de l’hébergement des services vocaux interactifs. L’exercice m’a beaucoup plu parce qu’il est à la fois instructif et de bon sens : raisonner en logique client, se mettre à sa place pour comprendre ce qu’il recherche sur internet…En complément, j’ai aussi créé et rédigé des notices d’utilisation pour l’extranet des clients.
J’ai pris de plus en plus mes marques dans l’entreprise. Les clients qui avaient l’habitude d’avoir systématiquement mon directeur au téléphone, puisqu’il assurait seul l’administratif et le commercial, m’ont vite intégrée et sollicitée lorsqu’ils avaient besoin d’une information ou d’un document.
Que retiens-tu de cette expérience professionnelle ?
Un vrai coup de foudre professionnel ! Mon directeur étant basé à Bordeaux, et moi seule au siège social à Paris, il y a eu un vrai contrat de confiance lorsqu’il a choisi de m’intégrer en stage. Mon expérience et mon âge ont finalement joué en ma faveur et l’ont rassuré.
Très à l’aise dès mon arrivée, j’ai apprécié de travailler en autonomie tout en restant en contact téléphonique quotidien avec mon directeur. Grâce à ma présence, il a pu dégager du temps pour, entre autres, réfléchir à de nouveaux services que nous pourrions proposer afin de nous démarquer de la concurrence.
Aucune embauche n’était prévue à l’issue du stage, alors j’ai joué le jeu sans me mettre la pression, en me concentrant sur les missions à accomplir et avec la satisfaction de bonifier mon parcours. Et ça a payé au-delà de mes attentes. Satisfait de mon travail, mon directeur m’a proposé, si je le souhaitais, d’intégrer son entreprise, dans le cadre d’un CDI. Épanouie et heureuse dans mon travail, j’ai bien entendu accepté sa proposition. J’ai donc été embauchée pour le poste que j’avais moi-même créé !
Parle nous de ton métier aujourd’hui…
Je poursuis les missions réalisées durant mon stage mais de manière plus élargie, avec la rédaction d’articles pour le blog et la création d’une newsletter, la prospection clients, le suivi commercial et la relance des impayés. Je suis aussi à la recherche de nouveaux locaux pour le siège social.
Mon épanouissement professionnel passe par cette diversité des tâches. Je m’organise en mode « séquence » ; par exemple, une fois les actions banque traitées, je m’occupe du site.
Mon directeur se déplace une fois par mois sur Paris alors nous travaillons surtout à distance, par téléphone et Skype, et nous utilisons des outils collaboratifs comme Trello, et je rédige beaucoup (mails, compte-rendu..). Le binôme que nous formons fonctionne à merveille car nous sommes complémentaires.
Nous partageons la même manière de « penser » l’entreprise et nous anticipons souvent les mêmes actions au même moment. Chacun a beaucoup d’idées mais il faut hiérarchiser et gérer les priorités !
Quels sont les atouts de la formation IFOCOP dans le cadre de tes nouvelles fonctions ?
Cette formation m’a permis de reprendre confiance en moi et en mes capacités professionnelles. Aujourd’hui, je suis plus sereine et posée donc plus efficace. Avant je n’avais pas le courage de dire non ou d’exprimer mon ressenti. Je pensais que cela allait provoquer des conflits ou pire que j’allais être renvoyée. Les cours de communication et le module Entreprise Mode d’Emploi consacré à la recherche de stage m’ont appris à aborder les choses et gérer les situations sans heurter les gens, tout en restant soi-même.
Quels sont tes projets ?
Je souhaite participer activement à l’amélioration du site pour générer plus de visites, plus de clients et plus de chiffres d’affaires ! C’est ma vision du travail, j’ai besoin d’être motivée par de nouveaux défis et actrice dans l’évolution de l’entreprise.
Selon toi, quelles sont les qualités d’un(e) Assistant(e) de direction ?
Rigueur, discrétion, polyvalence, et savoir rester à sa place.
3 conseils pour réussir sa formation à l’IFOCOP ?
Même avec un passé professionnel, il faut arriver avec un œil neuf. « Oublier » ses acquis et se projeter dans son futur métier, c’est essentiel pour rendre le cerveau totalement disponible et réceptif à l’apprentissage. Il faut aussi faire confiance à l’équipe qui nous entoure. On apprend avec des professionnels, c’est important de tenir compte de leurs conseils et de leurs retours. Enfin, tenir bon jusqu’au bout, ne pas se décourager.
Un mot pour conclure ?
Après cinq années passées dans mon entreprise, et même si je ressentais le besoin de sortir de ma zone de confort en changeant de poste et de société, j’avais une certaine appréhension.
Et finalement, cette formation m’a transformée. Elle m’a permis de reprendre confiance en moi, bien sûr à force de travail parce qu’il n’y a pas de miracle. Mais aussi grâce aux équipes de l’IFOCOP qui accompagnent et remotivent tout au long de la formation, et avec l’entraide et le soutien omniprésents entre collègues de la formation.
Comment ne pas sortir grandie et différente ?
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